Projektmanagement aus dem Homeoffice

Wie steuere ich Projekte erfolgreich remote?

Zurzeit ist Arbeiten im Homeoffice das neue Normal.

Für viele (laufende) Projekte bedeutet das die sofortige Umstellung auf virtuelle Teams, die von einem oder mehreren Projektmanagern remote – aus der Ferne – geführt werden müssen. Das Problem dabei ist: Die Projektinhalte und Deadlines bleiben zwar gleich, aber das gesamte Setup des Projekts ändert sich!

Hier kommen meine Tipps, wie Sie Projekte erfolgreich steuern – egal, von wo aus.

Motivation, Lob, Begeisterung und Vertrauen sind die Grundlagen für alle Projekte – erst recht, wenn die Teammitglieder verteilt arbeiten und aus der Ferne gesteuert werden. Die intrinsische Motivation des Teams ist die Basis, die Sie durch Vertrauen und Wertschätzung hegen und pflegen sollten.

Dazu gehört auch das Loslassen: Wenn Sie nicht das Vertrauen haben, dass Ihr Team auch dann arbeitet, wenn Sie nicht körperlich anwesend sind, wird das Projekt nicht rund laufen oder sogar scheitern.

So brauchen Menschen im Homeoffice die Freiheit, ihre Arbeitszeiten den häuslichen Umständen anzupassen: Wer zum Beispiel kleine Kinder hat, wird den gängigen Arbeitstag von 8 bis 17 Uhr vermutlich nicht einfach so leisten können. Für diese Teammitglieder kann es deutlich effizienter sein, am Abend noch ein paar Stunden dranzuhängen, aber dafür am Nachmittag nicht verfügbar zu sein.

Diese Freiheit dürfen Sie Ihrem Team nicht nehmen! Schaffen Sie die Rahmenbedingungen, mit denen Ihre Kolleginnen und Kollegen ihre Leistung optimal erbringen können – auch wenn sie unterschiedlichen Arbeitszeiten und -rythmen folgen.

Bestimmt haben Sie diese Punkte in Ihren Projekten bisher schon berücksichtigt. Für remote geführte Projekte gilt jedoch: Legen Sie bei allem noch eine Schippe drauf!

Der größte Unterschied zwischen Projektmanagement vor Ort und remote ist, dass Sie alles noch expliziter und transparenter organisieren müssen, als Sie das bisher bereits getan haben. Außerdem ist der beiläufige Austausch zwischen den Projektmitgliedern kaum möglich, da spontane Begegnungen zwischen Kopierer, Kantine und Kaffeeküche entfallen.

Genau hier können Sie ansetzen:

  1. Etablieren Sie ein starkes und transparentes Projektmanagement
  2. Etablieren Sie eine transparente und fokussierte Projektkommunikation
  3. Etablieren Sie die passenden Teamstrukturen
  4. Etablieren Sie eine effiziente Online-Meetingkultur
  • Stellen Sie sicher, dass Ihre Teammitglieder stets den aktuellen Status des Projekts kennen und immer genau wissen, was in welcher Phase des Vorhabens ansteht. Informieren Sie das Team proaktiv und stellen Sie über den direkten Dialog sicher, dass alle ausreichend informiert sind
  • Organisieren Sie unkomplizierte regelmäßige Status-Updates, damit alle auch den jeweiligen Status der Kollegen kennen. Unterstützen Sie, dass die Teammitglieder die Verantwortung für das Erledigen von Aufgaben übernehmen und fordern Sie die Ergebnisse transparent ein.
  • Nutzen Sie die Möglichkeiten moderner Tools, um transparent zu machen, wer gerade an welchen Themen arbeitet. Egal, ob Trello, Jira, Asana, Redmine, Kanbanize oder andere – alle ermöglichen das transparente Tracking von Aufgaben und Deadlines.
  • Kommunizieren Sie lieber zu viel als zu wenig. Denn Ihre größte Herausforderung als Projektmanager ist: Sie wissen nicht, was Sie nicht wissen. Nur durch Gespräche und persönliche Kommunikation können Sie das Risiko von Missverständnissen reduzieren.
  • Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten während der gesamten Projektlaufzeit den Kontext genau kennen – nur so können sie ihre Leistung optimal erbringen.
    Diese Fragen sollten alle beantworten können:
  • Was ist das Projektziel?
  • Welche Rahmenbedingungen gelten für das Projekt?
  • Welche Deadlines bzw. Milestones sind zu erreichen?
  • Wie nimmt der Kunde das Projekt wahr?
  • Was ist das Feedback vom Executive Sponsor?
  • Was sind die nächsten Schritte – für den Einzelnen und für das Projekt?
  • Wer ist wofür verantwortlich?

Bei Projekten vor Ort kann die Kaffeeküche manchmal eine sehr effiziente Informationsdrehscheibe sein. Bei remote geführten Projekten hingegen müssen Sie als Projektmanager mit den hier geschilderten Maßnahmen aktiv dafür sorgen, dass alle die Rahmenbedingungen und Ziele kennen. Denn nur, wenn alle die Ziele kennen und hinter ihnen stehen, kann die Motivation auch in der Einsamkeit des Homeoffice hoch bleiben.

  • Dokumentieren Sie sämtliche Projektaktivitäten und teilen Sie Informationen, wann immer möglich. Sammeln Sie die Dokumentation gut strukturiert an einer Stelle, damit alle Projektmitglieder bei Bedarf schnell alles finden – auch und vor allem, wenn das Team in verschiedenen Zeitzonen arbeitet.
  • Legen Sie klare Kommunikationsregeln fest. Vermeiden Sie das Gefühl bei Ihren Mitarbeitern, dass sie 24/7 online sein müssen. Natürlich ist synchrone Kommunikation ideal, um schnell Rückfragen zu klären, aber das kann auch von der Arbeit ablenken. Manchmal ist es sinnvoller, (nur) zu definierten Zeiten im Kommunikationstool nach neuen Nachrichten zu schauen.
  • Kommunizieren Sie regelmäßig, proaktiv und offen mit Ihren Kunden und Sponsoren. Natürlich ist die Umstellung auf Homeoffice eine große Herausforderung für Ihr Projekt. Kommunizieren Sie Ihre Zufriedenheit mit den erreichten Fortschritten! Und wenn es mal nicht so läuft: Bleiben Sie ehrlich und unterstützen Sie Ihre Teammitglieder dabei, wieder auf die Zielgerade zurückzufinden.
  • Entscheiden Sie sich für nur ein Kommunikationstool (Slack, Skype, Twist oder andere) und stellen Sie sicher, dass es alle nutzen – und zwar primär für die Kommunikation und nicht für die Dokumentation.
  • Achten Sie auf die Kommunikationshygiene – Information ist kein Bringservice. Jedes Projektmitglied ist aufgefordert, die eigenen Fragen zur Klärung zu bringen.
  • Kommunizieren Sie regelmäßig im persönlichen direkten Dialog mit ihren Teammitgliedern und konzentrieren Sie sich dabei auf Aspekte wie: 
  • Ist das Teammitglied ausreichend über den Projektstatus informiert?
  • Kennt es den Kontext zur Genüge?
  • Ist die Verantwortung der Person klar definiert und ist sie sich dieser bewusst?
  • Kommuniziert das Teammitglied ausreichend mit seinem Umfeld?

In dieser direkten Kommunikation sollten Sie außerdem die Gelegenheit nutzen, Lob und Wertschätzung auszudrücken.

  • Setzen Sie funktionsübergreifende – crossfunktionale – virtuelle Teams auf, die sich aus unterschiedlichen Fachspezialisten zusammensetzen. In solchen Teams funktionieren Kommunikation und Dokumentation üblicherweise besser, weil die Teammitglieder so nicht davon ausgehen können, dass der andere das „dann schon versteht“.
  • Idealerweise arbeitet ein virtuelles Team immer nur an einem Projekt gleichzeitig. Das fördert die Fokussierung und macht für die Teammitglieder transparent, woran sie arbeiten und mit wem sie kommunizieren können und müssen.
  • Jedes virtuelle Team sollte möglichst mindestens einen impliziten Leader haben – als Ihr verlängerter Arm. Er oder sie kann dabei helfen, aufkommende Fragen schnell zu beantworten und Bedenken im Team zu artikulieren.
  • Wenn Sie mit Externen oder Freelancern arbeiten, stellen Sie sicher, dass diese vollständig in das Team integriert sind und als vollwertige Teammitglieder betrachtet werden. Das ist nicht nur für die inhaltliche Arbeit wichtig, sondern stärkt auch die Motivation Ihrer externen Mitarbeitenden – und die wiederum ist für Projekt genauso essenziell wie die der internen Kolleginnen und Kollegen.
  • Legen Sie wöchentliche feste Meeting-Zeiten fest. So vermeiden Sie die mühsame Suche nach passenden Terminen
  • Führen Sie ein kurzes tägliches Statusmeeting durch. In diesem Meeting wird nicht inhaltlich diskutiert, sondern hier geht es darum, von jedem Teammitglied kurz zu höre
  • Was habe ich gestern erreicht?
  • Was will ich heute erreichen?
  • Was hält mich davon ab, mein Tagesziel zu erreichen?
  • Nutzen Sie möglichst Videotools für die Teamkommunikation. Die Kolleginnen und Kollegen zu sehen, anstatt sich nur gegenseitig zu hören, fördert die Verbundenheit im Team. Nutzen Sie dazu stabile Tools (Zoom, Teams, GoToMeeting u. ä.). Eine schlechte Audio- oder Videoverbindung stört Ihr Meeting enorm.
  • Legen Sie eine Agenda fest und bleiben Sie dabei. Lagern Sie eventuell aufkommende Diskussionen aus
  • Halten Sie die Online-Meetings kurz und setzen Sie lieber ein weiteres Meeting an, wenn es zu einzelnen Themen Gesprächsbedarf gibt.
  • Stellen Sie sicher, dass alles dokumentiert wird (Notizen, Entscheidungen, Fragen, To-dos, ...) und speichern Sie die Ergebnisse in Ihrer zentralen Dokumentationsplattform.
  • Und nicht vergessen: Erzeugen Sie Motivation und Enthusiasmus! Seien Sie positiv, zeigen Sie Verständnis – insbesondere für Schwierigkeiten in herausfordernden Zeiten – und stärken Sie, anstatt zu kritisieren. Verstehen Sie sich als Teil des Teams.

Natürlich klappt nicht immer alles auf Anhieb, das ist ganz normal und nicht schlimm. Besprechen Sie mit Ihrem Team regelmäßig alle zwei oder vier Wochen den vergangenen Projektabschnitt und überlegen Sie:

  • Was hat gut funktioniert?
  • Was hat nicht so gut funktioniert, wie könnte das besser klappen?
  • Was wollen wir ab nächste Woche anders machen?

Mit diesen Tipps sollte ihr remote Projektmanagement gut laufen. Haben Sie Fragen dazu? Oder suchen Sie einen erfahrenen Projektmanager? Dann kontaktieren Sie mich. hanno@hensing.de